Steckbrief
- Betrieb
- Orthodentix, Kieferorthopädie von Dr. Martin Baxmann mit fünf Standorten in Nordrhein-Westfalen
- Anrufvolumen
- rund 3.500 Anrufe im Monat über alle Standorte, davon vorher rund 1.000 unbeantwortet
- Ergebnis
- nach neun Monaten keine verpassten Anrufe, über 80 % der Anrufer sprechen mit der KI, durchschnittlich 1:13 Minuten je Gespräch
- Kosten
- 250 € im Monat (Angabe im Beitrag)
Ausgangssituation
- Über die fünf Standorte gehen rund 3.500 Anrufe im Monat ein; im Schnitt blieben rund 1.000 davon unbeantwortet.
- Ein internes Callcenter mit eigenen Mitarbeitern war dauerhaft ausgelastet, die Notizen waren uneinheitlich – mal fehlte der Standort, mal das Anliegen.
- Allein die Nachbearbeitung kostete über 10.000 Minuten im Monat. Branchenspezifische Komplettsysteme überzeugten den Praxisinhaber nicht.
Die Lösung
- Die KI ging zunächst nur außerhalb der Sprechzeiten ran – mittags, abends und am Wochenende.
- Einfache Fragen wie Öffnungszeiten, Behandlungsablauf oder Anfahrt beantwortet sie aus einer Wissensdatenbank; Terminwünsche, Beschwerden und Schmerzfälle nimmt sie mit Name, Geburtsdatum, Telefonnummer, Standort und Anliegen auf.
- Nach jedem Gespräch ab 15 Sekunden fasst eine zweite KI das Transkript zusammen und schickt es als E-Mail ans Team. Ein einziger Assistent bedient alle fünf Standorte und fragt den gewünschten Standort ab.
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet; übermittelt werden nur die extrahierten Daten.
Der Nutzen
- Laut Beitrag gehen keine Anrufe mehr verloren; über 80 % der Anrufer führen das Gespräch mit der KI.
- Der Rückrufaufwand sank um über 70 %, Beschwerden über Nichterreichbarkeit um mindestens 60 %.
- Die monatlichen Kosten liegen bei 250 € statt vorher im mittleren vierstelligen Bereich für das interne Callcenter.
Herausforderungen
- Die KI bucht noch keine Termine selbst; eine Kalenderanbindung ist erst geplant, Terminwünsche müssen vom Team zurückgerufen werden.
- Vor dem Start war die größte Sorge, vor allem im Team, ob Patienten überhaupt mit einer KI sprechen wollen.
- Der Aufwand steckt nach Angaben des Beitrags weniger in der Grundeinrichtung als im Aufbau der Wissensdatenbank und im Feinschliff des Gesprächsskripts. Die Zahlen sind Angaben des Anbieters und des Kunden.
„Der Umzug lief nahtlos, kein einziger Ausfall.“
Dr. Martin Baxmann über den Plattformwechsel, im Blog von ScaleTalk, zitiert nach ScaleTalk
Learnings für andere Betriebe
- Klein anfangen: außerhalb der SprechzeitenDie Praxis startete nur mit Anrufen, die ohnehin niemand angenommen hätte. Das senkt das Risiko und schafft Erfahrung, bevor die KI tagsüber eingesetzt wird.
- Die Alternative ist nicht der Mensch, sondern niemandPatienten vergleichen die KI mit Mailbox oder Besetztzeichen. Diese Sicht hilft, Bedenken im Team einzuordnen.
- Strukturierte E-Mail statt MailboxEine Zusammenfassung mit Name, Nummer, Standort und Anliegen macht den Rückruf planbar und spart das Abhören von Sprachnachrichten.
- Datenschutz vorab klärenHier werden Gespräche nicht aufgezeichnet. Wer Ähnliches plant, sollte das Konzept mit dem Datenschutzbeauftragten abstimmen und Patienten informieren.
Was kostet das bei diesem Volumen?
3.500 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 10.500 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 elunos.ai | Professional | 1.019 € |
 VOISA | Pro | 1.356,26 € |
 telefon.ki | Agent | 1.385,27 € |
 fonio | Team | 1.394 € |
 Zeeg | Paket XXL | 1.574 € |
 ScaleTalk im Beispiel | Scale | 1.999 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 9 Anbieter, die Zahnarztpraxis ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
Spezialisten für Zahnarztpraxis
Diese Anbieter haben sich ganz auf Zahnarztpraxis ausgerichtet – mit Abläufen und Anbindungen für die Branche:
Luna (Praxipal) Einstiegspreis netto pro Monat. Bei 10.500 Minuten im Monat: individuelles Angebot anfragen.
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Unsere Einordnung
ScaleTalk bietet laut unseren Daten drei Tarife mit Minutenkontingent: Start 99 € (500 Minuten), Growth 249 € (1.400 Minuten) und Scale 499 € (3.200 Minuten) netto im Monat, monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung 10 % günstiger; zusätzliche Minuten kosten 50 € je 250 Minuten (0,20 € je Minute), gleichzeitige Anrufe sind unbegrenzt. Die genannten 250 € entsprechen damit etwa dem Growth-Tarif – bei 1:13 Minuten je Gespräch reichen 1.400 Minuten für rund 1.150 Gespräche (unsere Rechnung).
Das passt dazu, dass die KI hier vor allem außerhalb der Sprechzeiten und im Überlauf läuft. Würde sie alle 3.500 Anrufe annehmen, kämen bei gleicher Gesprächsdauer rund 4.300 Minuten zusammen – im Scale-Tarif mit Zusatzminuten etwa 750 € netto im Monat (unsere Rechnung). Unverbrauchte Inklusivminuten verfallen am Monatsende.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter ScaleTalk in seinem Blog veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. der Praxis und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Telefonassistent für eine Zahnarzt- oder KFO-Praxis?
In diesem Fall 250 € im Monat für fünf Standorte, bei Einsatz vor allem außerhalb der Sprechzeiten. Nach unseren Daten liegt ScaleTalk zwischen 99 € und 499 € netto im Monat, je nach Minutenkontingent.
Sprechen Patienten mit einer KI am Telefon?
Bei Orthodentix führen laut Beitrag über 80 % der Anrufer das Gespräch mit der KI; ein Gespräch dauert im Schnitt eine Minute und 13 Sekunden.
Kann ein KI-Assistent mehrere Praxisstandorte bedienen?
Ja, hier bedient ein einziger Assistent alle fünf Standorte. Er fragt den gewünschten Standort ab und ordnet undeutlich genannte Orte dem ähnlichsten Standort zu.
Quelle: „KI Telefonassistent in der Arztpraxis: Echte Ergebnisse nach 9 Monaten“, ScaleTalk, 14.02.2026 – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.