KI-Telefonassistent im MVZ: über 10 Stunden pro Woche gespart, Home-Office möglich – MVZ Bottwar

Steckbrief

Betrieb

MVZ Bottwar GmbH, mehrere Standorte in Baden-Württemberg (u. a. Oberstenfeld, Allmersbach im Tal, Aspach, Beilstein); rund 100 Mitarbeitende, über 20 Ärztinnen und Ärzte

Praxissoftware

EVA von abasoft

Anrufvolumen

über 500 Anrufe pro Woche über den Telefonassistenten (rechnerisch rund 2.170 im Monat)

Ergebnis

über 10 Arbeitsstunden pro Woche eingespart

Lösung

Telefonassistent und WebConcierge von PraxisConcierge, nach Wechsel von einem anderen Anbieter

Ausgangssituation

• Der zuvor genutzte Telefonassistent erkannte Sprache schlecht, war nicht mit der Praxissoftware verbunden, kategorisierte Anrufe kaum und bot wenig Support.
• Gesucht war eine Lösung, die Anrufe zuverlässig erfasst, automatisch nach Dringlichkeit sortiert und das Team bei Personalengpässen und in Stoßzeiten entlastet.

Die Lösung

• Der neue Assistent nimmt Anrufe automatisch an, ordnet sie Kategorien zu und ist an die Praxissoftware EVA angebunden.
• Das Team arbeitet die Anliegen nach Dringlichkeit auf einer übersichtlichen Oberfläche ab; Anrufer hängen nicht mehr in der Warteschleife.
• Ergänzend nutzt das MVZ die Online-Rezeption WebConcierge.

Der Nutzen

• Über 10 Arbeitsstunden pro Woche gespart, mehr als 500 Anrufe pro Woche automatisch bearbeitet.
• Personalausfälle lassen sich besser auffangen; Mitarbeitende können die Anrufe auch aus dem Home-Office bearbeiten.
• Das Angebot von Home-Office macht das MVZ bei der Suche nach MFA attraktiver.
• Patienten geben positives Feedback zur Servicequalität.

Herausforderungen

• Die erste Lösung scheiterte an Spracherkennung, fehlender PVS-Anbindung und Support – Auswahl und Test kosteten Zeit.
• Die Kennzahlen stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.

„Anrufe können nach Dringlichkeit bearbeitet werden.“

Dr. Marcus Michna, Inhaber und Ärztlicher Leiter, in der Fallstudie von PraxisConcierge, zitiert nach PraxisConcierge

Learnings für andere Betriebe

1. Auswahlkriterien aus Fehlern ableitenSpracherkennung, PVS-Anbindung, Kategorisierung und Support waren die Schwachstellen der ersten Lösung. Genau diese Punkte sollte man im Test gezielt prüfen.
2. Dringlichkeit statt ReihenfolgeWenn Anrufe nach Dringlichkeit sortiert ankommen, kann das Team die wichtigen zuerst bearbeiten statt in Eingangsreihenfolge.
3. Telefonassistenz als ArbeitgebervorteilAsynchrone Bearbeitung ermöglicht Home-Office am Empfang – ein Argument im Wettbewerb um MFA.

Was kostet das bei diesem Volumen?

2.170 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 6.500 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):

Anbieter	Tarif	≈ pro Monat
PraxisConcierge	AnrufConcierge Classic Flatrate*	149 €
Doctolib KI-Telefonassistent	Patientenmanagement Flatrate*	192,44 €
fertig.ai	Self-Service	520 €
Loomira	Scale	579 €
SpeakKI	Business	649 €

Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 22 Anbieter, die Arztpraxis & MVZ ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. * Flatrates: Bei diesem Volumen Fair-Use-Regeln und gleichzeitige Gespräche beim Anbieter prüfen. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.

Spezialisten für Arztpraxis & MVZ

Diese Anbieter haben sich ganz auf Arztpraxis & MVZ ausgerichtet – mit Abläufen und Anbindungen für die Branche:

Doctolib KI-Telefonassistent Arztpraxen192,44 € pro NutzerLuna (Praxipal) Arzt-/Zahnarztpraxenauf Anfrage

Einstiegspreis netto pro Monat. Bei 6.500 Minuten im Monat: individuelles Angebot anfragen.

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Unsere Einordnung

PraxisConcierge rechnet pro Vollzeit-Behandler ab: Classic 149 € im Monat (139 € bei jährlicher Zahlung), das Bundle mit Online-Rezeption 208 € bzw. 198 € – netto, 12 Monate Mindestlaufzeit, unbegrenzte Anrufe. Für über 20 Ärztinnen und Ärzte gibt es laut Anbieter Staffelpreise auf Anfrage; ein Listenpreis lässt sich daher nur grob ansetzen (20 × 208 € = 4.160 € im Monat als Obergrenze, eigene Rechnung).

Freie Sprache (KI-Dialog) kostet als Zusatzmodul 59 € im Monat, direkte Terminbuchung 39 €. Bei rund 2.170 Anrufen im Monat und 3 Minuten je Gespräch entspricht das grob 6.500 Minuten (eigene Schätzung) – die Tabelle unten zeigt, was minutenbasierte Anbieter dafür verlangen.

Die Fallstudie wurde vom Anbieter PraxisConcierge veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. der Praxis und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.

Häufige Fragen

Quelle: „Wie das MVZ Bottwar nach dem Wechsel zu PraxisConcierge Telefonassistenz wieder beliebt macht“, PraxisConcierge – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.