Steckbrief
- Betrieb
- Pullman City Harz, Westernstadt in Hasselfelde mit Shows, Themenwochenenden und Hotel mit 380 Betten
- Ansprechpartner
- Alex Remy, Geschäftsführer
- Anrufvolumen
- 3.000 bis 5.000 Anrufe im Monat
- Ergebnis
- Ersparnis laut Geschäftsführer mindestens eine Halbtagskraft
Ausgangssituation
- Monatlich kommen 3.000 bis 5.000 Anrufe an – oft genau dann, wenn an der Rezeption gerade Gäste einchecken.
- Das Personal musste zwischen Telefon und Gästen vor Ort jonglieren; den Zeitpunkt bestimmte der Anrufer.
Die Lösung
- Ein KI-Assistent in der Rolle eines Cowboys nimmt rund um die Uhr Zimmer- und Tischanfragen auf und beantwortet allgemeine Fragen, etwa zu Öffnungszeiten oder Livemusik.
- Jede Anfrage landet per E-Mail beim Team, das gut vorbereitet zurückruft und bei belegten Zimmern Alternativen anbieten kann.
- Vom ersten Kontakt mit dem Anbieter bis zum Start vergingen fünf Tage.
Der Nutzen
- Jeder Anruf wird beantwortet, auch nachts und am Wochenende.
- Der Geschäftsführer schätzt die Ersparnis auf mindestens eine halbe Stelle.
- Das Team entscheidet selbst, wann es zurückruft, statt vom klingelnden Telefon unterbrochen zu werden.
Herausforderungen
- Die KI bucht in diesem Fall nicht selbst, sondern nimmt Anfragen auf; der Rückruf durch das Team bleibt nötig.
- Die Zahlen sind Angaben des Kunden in einer Anbieterveröffentlichung. Der Geschäftsführer rät selbst, Zeit in die Formulierung der Anweisungen (Prompt) zu stecken – die Qualität hängt davon ab.
Learnings für andere Betriebe
- Die KI selbst ausgiebig testenDer Rat aus Pullman City: vor dem Start selbst mehrfach anrufen und die KI gründlich prüfen. So fallen Lücken auf, bevor Gäste sie bemerken.
- Rückruf mit VorbereitungWenn die KI Wunschdatum, Personenzahl und Anliegen strukturiert erfasst, kann das Team gezielt zurückrufen und direkt Alternativen anbieten.
- Persönlichkeit passend zur MarkeEine Stimme und Rolle, die zum Betrieb passt – hier ein Cowboy –, macht die KI für Anrufer zu einem Teil des Erlebnisses.
Was kostet das bei diesem Volumen?
3.000 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 9.000 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 fertig.ai | Self-Service | 720 € |
 Loomira | Scale | 779 € |
 elunos.ai | Professional | 869 € |
 callbert.ai | Professional | 919 € |
 novofon.ai | Enterprise | 959 € |
 fonio im Beispiel | Team | 1.169 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 17 Anbieter, die Gastronomie & Hotel ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
Spezialisten für Gastronomie & Hotel
Diese Anbieter haben sich ganz auf Gastronomie & Hotel ausgerichtet – mit Abläufen und Anbindungen für die Branche:
HeyMaria Einstiegspreis netto pro Monat. Bei 9.000 Minuten im Monat: individuelles Angebot anfragen.
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Unsere Einordnung
Laut unseren Daten kostet fonio im Tarif Team 359 € netto im Monat (299 € bei jährlicher Zahlung) mit 3.600 Minuten und drei parallelen Gesprächen; Zusatzminuten kosten 15 € je 100 Minuten. Scale beginnt bei 599 € netto (539 € jährlich) mit mindestens 6.000 Minuten und individueller Kapazität.
Eigene Rechnung: Bei 3.000 bis 5.000 Anrufen und rund 1,5 Minuten je Gespräch fallen 4.500 bis 7.500 Minuten im Monat an. Im Tarif Team wären das mit Zusatzpaketen etwa 494 bis 944 € netto; ab etwa 5.200 Minuten ist Scale rechnerisch günstiger, sofern dort keine abweichenden Minutenpreise vereinbart werden. Bei einem Hotel mit Veranstaltungsbetrieb kommen Anrufspitzen vor – drei parallele Gespräche im Tarif Team sollten daher kritisch geprüft werden.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter fonio veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. Kunden und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent Zimmeranfragen im Hotel annehmen?
Ja. Bei Pullman City Harz nimmt die KI Zimmer- und Tischanfragen rund um die Uhr auf und schickt sie per E-Mail ans Team, das dann zurückruft und bei Bedarf Alternativen anbietet.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für 5.000 Anrufe im Monat?
Das hängt von der Gesprächsdauer ab. Bei rund 1,5 Minuten je Anruf (eigene Annahme) wären es bei fonio etwa 7.500 Minuten – das liegt im Bereich des Tarifs Scale ab 599 € netto im Monat.
Wie schnell ist ein KI-Telefonassistent im Hotel einsatzbereit?
Bei Pullman City Harz vergingen vom ersten Kontakt bis zum Start fünf Tage.
Quelle: „Case-Study: Unser KI-Telefonassistent im Einsatz bei Pullman City Harz“, fonio.ai – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.