Steckbrief
- Betrieb
- Gesundheitsamt Kreis Höxter, rund 50 Mitarbeitende im Fachbereich Gesundheitswesen
- Anrufvolumen
- rund 200 Anrufe pro Monat, je Anruf vorher etwa 10 Minuten Aufwand
- Ergebnis
- laut Fallstudie rund 35 Stunden gesparte Anrufzeit pro Monat
- Stand
- Fallstudie vom August 2022
Ausgangssituation
- Trotz vieler Online-Angebote, etwa für Gutachten, gingen zahlreiche Anliegen weiter per Telefon bei den Fachkräften ein.
- Jeder Anruf kostete rund 10 Minuten und riss die Mitarbeitenden aus ihrer eigentlichen Arbeit.
Die Lösung
- Alle Anrufe nimmt der KI-Telefonassistent von VITAS an – rund um die Uhr, ohne Personaleinsatz.
- Bürger können so etwa Termine beim Kinder- und Jugenddienst oder Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz anfragen; einfache Fragen beantwortet der Assistent direkt.
- Die Anliegen liegen als Text vor und werden zeitversetzt bearbeitet; Anrufer erhalten abschließend eine SMS mit den nötigen Informationen.
Der Nutzen
- Die Fallstudie nennt rund 35 Stunden weniger Anrufzeit im Monat.
- Die Mitarbeitenden arbeiten konzentrierter, weil sie nicht ständig vom Telefon unterbrochen werden.
- Bürger können Anliegen auch außerhalb der Sprechzeiten vorbringen.
Herausforderungen
- Die Fallstudie ist vom August 2022; Produkt und Preismodell von VITAS haben sich seitdem verändert.
- Die Zeitersparnis ist eine Angabe von Anbieter bzw. Behörde und nicht unabhängig geprüft.
„Durch das asynchrone, strukturierte Abarbeiten der Anrufe sparen wir viel Zeit und Geld.“
Dennis Schellartz, Sachbearbeiter Digitalisierung, zitiert nach VITAS (Fallstudie des Anbieters)
Learnings für andere Betriebe
- Auch kleine Volumen lohnen bei langen Gesprächen200 Anrufe im Monat klingen wenig. Bei 10 Minuten je Anruf summiert sich das aber auf über 30 Stunden – genau diese Zeit nennt das Amt als Ersparnis.
- Zeitversetzt arbeitenWenn Anliegen schriftlich vorliegen, lassen sich komplexere Fälle gebündelt und vorbereitet bearbeiten.
- Rückmeldung per SMSEine automatische SMS mit Terminen oder Unterlagen spart Rückrufe – kostet aber je nach Anbieter extra.
Was kostet das bei diesem Volumen?
200 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 600 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 fertig.ai | Self-Service | 48 € |
 Placetel AI | Grow | 79 € |
 novofon.ai | Business | 96 € |
 ImmerRuf | Basis | 99 € |
 VITAS | Flex | ≈ 105 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 8 Anbieter, die Behörden & Kommunen ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
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Unsere Einordnung
Die Fallstudie ist von 2022; heute rechnet VITAS je Konversation ab. Laut unseren Daten: Flex 49 € plus 0,28 € je Konversation, Basic 119 € mit 500 Konversationen (netto, monatlich kündbar; 18 % Rabatt bei Jahreszahlung).
Unsere Rechnung für rund 200 Anrufe im Monat: Flex 49 € + 200 × 0,28 € ≈ 105 € netto. Aber: Auch über die Plattform versendete SMS zählen bei VITAS als Konversation. Bekommt jeder Anrufer eine SMS, sind es rund 400 Konversationen – mit Flex dann ≈ 161 €, Basic mit 119 € wäre günstiger. Wer Benachrichtigungen nutzt, sollte sie in die Kalkulation einbeziehen.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter VITAS im August 2022 veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. der Behörde und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Setzen Behörden KI-Telefonassistenten ein?
Ja. Das Gesundheitsamt Kreis Höxter lässt laut VITAS-Fallstudie von 2022 alle Anrufe von einem KI-Assistenten annehmen und arbeitet sie zeitversetzt ab.
Was kostet ein KI-Telefonassistent bei 200 Anrufen im Monat?
Bei VITAS nach unserer Rechnung rund 105 € netto im Tarif Flex, mit SMS-Benachrichtigungen eher 119 € im Tarif Basic.
Quelle: „Case Study: Potentiale der Digitalisierung den Bürger:innen zugänglich machen – Gesundheitsamt Kreis Höxter“, VITAS (Fallstudie des Anbieters), 01.08.2022 – zum Original ↗. Ergänzend: „Erfolgsgeschichten“, VITAS – ansehen ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.