Steckbrief
- Betrieb
- TT Steuerberatung, Wiesbaden und Rheingau-Taunus, rund 15 Mitarbeitende
- Ansprechpartner
- Pierre Kirchner, Mandantenbetreuer und Prokurist
- Anrufvolumen
- 1.500 bis 2.000 Anrufe im Monat, davon rund 80 % über die KI
Ausgangssituation
- Monatlich gehen 1.500 bis 2.000 Anrufe in der Kanzlei ein, von Privatpersonen bis zu mittelgroßen Kapitalgesellschaften.
- Mit Zentrale und Mailbox ließ sich dieses Volumen kaum bewältigen.
Die Lösung
- Ist die Zentrale besetzt oder die Kanzlei geschlossen, übernimmt automatisch die KI; Anrufer schildern ihr Anliegen und bekommen eine Bestätigung.
- Bei Anfragen zu neuen Mandaten sortiert die KI vor: Privatpersonen ohne Empfehlung erhalten eine höfliche Absage, Unternehmen werden auf einen Online-Fragebogen verwiesen.
Der Nutzen
- Rund 80 % der eingehenden Anrufe übernimmt laut Kanzlei die KI.
- Die Mailbox wurde vollständig abgeschafft; kein Anruf bleibt mehr unbeantwortet.
- Die Vorqualifizierung neuer Mandate spart Gespräche, die ohnehin nicht zu einem Auftrag führen würden.
Herausforderungen
- Laut Kanzlei bemerken viele Anrufer nicht, dass sie mit einer KI sprechen. Seit August 2026 verlangt Art. 50 der KI-Verordnung, dass Anrufer darauf hingewiesen werden – die Ansage sollte das klar sagen.
- Absagen an Interessenten sollten sorgfältig formuliert sein, damit kein schlechter Eindruck der Kanzlei entsteht. Die Zahlen sind Angaben in einer Anbieterveröffentlichung.
„Offen sein, ausprobieren und loslegen.“
Pierre Kirchner, Mandantenbetreuer und Prokurist, zitiert nach fonio.ai
Learnings für andere Betriebe
- Mailbox ersetzen ist ein guter EinstiegStatt einer Nachricht, die erst abgehört werden muss, liefert die KI ein erfasstes Anliegen. Das ist der einfachste und schnellste Nutzen.
- Mandatsannahme vorsortierenKanzleien mit klarer Zielgruppe können Annahmekriterien hinterlegen. Die KI verweist passende Interessenten weiter und sagt anderen freundlich ab.
- Bestätigung schafft VertrauenWer am Ende des Gesprächs hört, dass sein Anliegen aufgenommen ist und sich jemand meldet, ruft seltener ein zweites Mal an.
Was kostet das bei diesem Volumen?
2.000 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 6.000 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 fertig.ai | Self-Service | 480 € |
 Loomira | Scale | 539 € |
 novofon.ai | Enterprise | 599 € |
 SpeakKI | Business | 599 € |
 elunos.ai | Core | 647 € |
 fonio im Beispiel | Team | 719 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 18 Anbieter, die Kanzlei & Steuerberatung ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
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Unsere Einordnung
Laut unseren Daten kostet fonio im Tarif Solo 119 € netto im Monat (1.000 Minuten, ein Gespräch gleichzeitig) und im Tarif Team 359 € netto (3.600 Minuten, drei parallele Gespräche); bei jährlicher Zahlung 99 bzw. 299 €. Zusatzminuten kosten 15 € je 100 Minuten.
Eigene Rechnung: 80 % von bis zu 2.000 Anrufen sind rund 1.600 KI-Gespräche im Monat. Bei angenommen 1,5 Minuten je Gespräch entstehen etwa 2.400 Minuten – in Solo rund 329 € netto mit Zusatzpaketen, in Team 359 € ohne Zusatzkosten. Da die KI gerade dann einspringt, wenn die Zentrale besetzt ist, kommen parallele Anrufe häufig vor; Team ist deshalb die realistischere Wahl. Für Kanzleien ist außerdem zu klären, wie Gesprächsinhalte mit Blick auf die Verschwiegenheitspflicht gespeichert werden.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter fonio veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. Kunden und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent die Mailbox in einer Steuerkanzlei ersetzen?
Bei TT Steuerberatung ja: Die KI übernimmt, wenn die Zentrale besetzt oder die Kanzlei geschlossen ist, nimmt das Anliegen auf und bestätigt es dem Anrufer. Die Mailbox wurde abgeschafft.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für eine Steuerkanzlei mit 2.000 Anrufen im Monat?
Bei fonio nach unserer Rechnung rund 359 € netto im Monat im Tarif Team (3.600 Minuten, drei parallele Gespräche), wenn etwa 80 % der Anrufe über die KI laufen.
Kann die KI neue Mandanten vorqualifizieren?
Ja. Bei TT Steuerberatung sagt die KI Privatpersonen ohne Empfehlung höflich ab und verweist Unternehmen auf einen Online-Fragebogen.
Quelle: „Case-Study: Unser KI-Telefonassistent im Einsatz bei TT Steuerberatung“, fonio.ai – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.