Steckbrief
- Betrieb
- SIMPEX, Hersteller von Medizinmöbeln, gegründet 1972, 27 Mitarbeitende
- Ansprechpartner
- Benjamin Storm, Geschäftsführer (Nachfolger seit 2021)
- Anrufvolumen
- rund 1.000 automatisierte Anrufe und 40 KI-Terminbuchungen im Monat
Ausgangssituation
- Mit 27 Mitarbeitenden ist das Team klein; als eine Krankheitswelle einen Großteil des Kundenservice gleichzeitig ausfallen ließ, kam der Service zum Stillstand.
- Gleichzeitig stiegen die Anrufe von Ärzten und Fachhändlern.
- Warteschleifen oder ein externes Callcenter sah die Geschäftsführung nur als Notlösung; gesucht war eine dauerhafte Lösung.
Die Lösung
- Die KI nimmt rund um die Uhr alle Anrufe an und beantwortet Produkt- und Beratungsfragen aus einer Wissensdatenbank.
- Sie vergibt freie Termine selbst und leitet komplexe Fälle mit Gesprächstranskript an die zuständige Abteilung weiter.
- Über eine Schnittstelle, die vor Gesprächsbeginn abgefragt wird, kennt sie Kaufhistorie und offene Tickets des Anrufers.
Der Nutzen
- Rund 1.000 Anrufe im Monat laufen laut Fallstudie automatisiert, dazu etwa 40 Terminbuchungen durch die KI.
- Der Kundenservice war nach dem Personalausfall innerhalb von etwa zwei Stunden wieder erreichbar.
- Durch die Kundendaten aus dem eigenen System bleiben die Antworten persönlich statt generisch.
Herausforderungen
- Die Zahlen sind Angaben in einer Anbieterveröffentlichung; zur Gesprächsdauer und zum Anteil vollständig gelöster Anrufe gibt es keine Angaben.
- Die Anbindung an Kundendaten setzt eine technische Schnittstelle voraus; Pflege der Wissensdatenbank bleibt dauerhaft Aufgabe des Teams.
Learnings für andere Betriebe
- KI als NotfallplanWeil sich eine Standardkonfiguration in Stunden aufsetzen lässt, taugt eine Telefon-KI auch als schnelle Überbrückung bei Personalausfall – und kann danach dauerhaft bleiben.
- Kundendaten vor dem Gespräch ladenKennt die KI schon beim Abheben Kaufhistorie und offene Vorgänge, muss der Anrufer weniger erklären und bekommt passendere Antworten.
- Komplexes sauber übergebenFachfragen von Ärzten und Händlern sollten mit Transkript an die richtige Abteilung gehen, damit niemand das Gespräch neu beginnen muss.
Was kostet das bei diesem Volumen?
1.000 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 3.000 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
fonio
Hallodesk
smaoBerechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 3 Anbieter, die Industrie & Hersteller ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
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Unsere Einordnung
Laut unseren Daten kostet fonio im Tarif Solo 119 € netto im Monat mit 1.000 KI-Minuten und einem Gespräch gleichzeitig, im Tarif Team 359 € netto mit 3.600 Minuten und drei parallelen Gesprächen (bei jährlicher Zahlung 99 bzw. 299 € im Monat). Zusatzminuten kosten 15 € je 100 Minuten.
Eigene Rechnung: Bei 1.000 Anrufen und angenommen 2 Minuten je Gespräch fallen rund 2.000 Minuten an. In Solo wären das 119 € plus zehn Zusatzpakete, also etwa 269 € netto – mit nur einer Leitung für einen Kundenservice, der Ärzte und Händler bedient, aber eng. Team mit 359 € netto deckt das Volumen ohne Zusatzpakete ab. API-Abfragen während des Gesprächs sind laut Preisseite in beiden Tarifen enthalten; ob die Abfrage bereits vor Gesprächsbeginn in jedem Tarif möglich ist, sollte man beim Anbieter klären.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter fonio veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. Kunden und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Wie schnell lässt sich ein KI-Telefonassistent im Kundenservice einrichten?
Bei SIMPEX war die KI-Assistentin nach Angaben des Unternehmens innerhalb von zwei Stunden live – ausgelöst durch einen kurzfristigen Personalausfall.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für 1.000 Anrufe im Monat?
Bei fonio je nach Gesprächsdauer und Parallelität etwa 269 € (Solo mit Zusatzminuten, eine Leitung) bis 359 € netto (Team, drei Leitungen). Die Werte beruhen auf unserer Annahme von 2 Minuten je Gespräch.
Kann die KI Kundendaten aus dem eigenen System nutzen?
Ja, über Schnittstellen. Bei SIMPEX ruft die KI vor Gesprächsbeginn Kaufhistorie und offene Tickets ab und kann so persönlicher antworten.
Quelle: „Case-Study: Unser KI-Telefonassistent im Einsatz bei SIMPEX“, fonio.ai – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.