Steckbrief
- Betrieb
- Rehazentrum Wöhrderwiese (Therapie, Reha, Nachsorge), gegründet 1950, rund 100 Mitarbeitende
- Anrufvolumen
- rund 1.000 Anrufe pro Monat; vorher etwa 75 Nachrichten auf dem Anrufbeantworter pro Arbeitstag
- Ergebnis
- laut Fallstudie 75 % Zeitersparnis bei telefonischen Anfragen und 2.300 € Kostenersparnis pro Monat
- Stand
- Fallstudie vom August 2022
Ausgangssituation
- Patienten des Rehazentrums melden sich am liebsten per Telefon. An einem normalen Arbeitstag liefen rund 75 Nachrichten auf dem Anrufbeantworter auf.
- Die Zeit zum Abhören reichte kaum, um jede Nachricht einzeln abzuarbeiten und die Daten von Hand zu erfassen – das Verwaltungsteam stand unter Druck.
Die Lösung
- Der KI-Telefonassistent von VITAS erledigt Standardanliegen wie Rückrufwünsche, Kursabsagen und einfache Fragen.
- Das Team bekommt die nötigen Angaben strukturiert aufbereitet, statt Bänder abzuhören.
Der Nutzen
- Laut Fallstudie 75 % weniger Zeitaufwand für telefonische Anfragen und rund 2.300 € Kostenersparnis im Monat.
- Patienten können ihr Anliegen direkt loswerden, ohne mehrmals anrufen zu müssen.
- Als das System kurz abgeschaltet war, fragte das Verwaltungsteam laut Bereichsleitung sofort nach, wann es wieder läuft.
Herausforderungen
- Die Fallstudie stammt vom August 2022; der Assistent und das Preismodell von VITAS haben sich seitdem verändert.
- Wie die 2.300 € Ersparnis berechnet wurden, ist nicht angegeben; es handelt sich um eine Angabe von Anbieter bzw. Kunde.
„Wir möchten nicht mehr auf die Entlastung durch den Telefonassistenten verzichten“
Mario Himmer, Bereichsleitung, zitiert nach VITAS (Fallstudie des Anbieters)
Learnings für andere Betriebe
- Anrufbeantworter sind versteckte ArbeitszeitDas Abhören und Abtippen von Nachrichten kostet viel Zeit. Strukturiert erfasste Anliegen sparen diesen Schritt.
- Mit einfachen Anliegen startenRückrufwünsche, Absagen und häufige Fragen sind gut automatisierbar und bringen schnell Entlastung.
- Kosten nachrechnenWer die eigene Ersparnis beziffern will, sollte vorher messen, wie viel Zeit das Team heute mit Telefon und Anrufbeantworter verbringt.
Was kostet das bei diesem Volumen?
1.000 Anrufe im Monat sind bei 3 Minuten je Gespräch rund 3.000 KI-Minuten im Monat – wenn die KI jeden Anruf annimmt. Die günstigsten öffentlichen Tarife bei diesem Volumen (netto, monatliche Zahlung):
| Anbieter | Tarif | ≈ pro Monat |
|---|---|---|
 VITAS | Basic | ≈ 244 € |
 Famulor | Agency | 405,63 € |
 telefon.ki | Agent | 446,27 € |
 VoiceBooker | Starter / Pay as you go | 450 € |
 HalloMia | Business | 688 € |
Berechnet aus unseren Preisdaten (02.11.2026) für 7 Anbieter, die Klinik, Reha & Pflege ausdrücklich als Zielgruppe nennen und öffentliche Preise haben – Methodik. Bei diesem Volumen lohnt sich fast immer ein individuelles Angebot.
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Unsere Einordnung
Die Fallstudie ist von 2022; heute rechnet VITAS je Konversation ab. Laut unseren Daten: Flex 49 € plus 0,28 € je Konversation, Basic 119 € mit 500, Plus 299 € mit 1.500 Konversationen (netto, monatlich kündbar; 18 % Rabatt bei Jahreszahlung).
Unsere Rechnung für rund 1.000 Anrufe im Monat: Basic plus 500 × 0,25 € ≈ 244 € netto, Plus mit Puffer 299 €, Flex wäre mit ≈ 329 € teurer. Gemessen an der genannten Ersparnis von 2.300 € im Monat wäre der Listenpreis klein – die Ersparnis ist aber eine nicht geprüfte Angabe. Achtung: Auch automatische Rückrufe und SMS zählen bei VITAS als Konversation.
Die Fallstudie wurde vom Anbieter VITAS im August 2022 veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. des Rehazentrums und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent den Anrufbeantworter ersetzen?
Im Rehazentrum Wöhrderwiese ja: Statt rund 75 Nachrichten am Tag abzuhören, bekommt das Team die Anliegen strukturiert aufbereitet.
Was kostet ein KI-Telefonassistent bei 1.000 Anrufen im Monat?
Bei VITAS nach unserer Rechnung rund 244 € netto (Basic mit Zusatzkonversationen) oder 299 € im Tarif Plus. Anbieter mit Minutenabrechnung vergleicht unser Preisrechner.
Quelle: „Case Study: Mehr Effizienz bei der Patientenorganisation – Rehazentrum Wöhrderwiese“, VITAS (Fallstudie des Anbieters), 01.08.2022 – zum Original ↗. Ergänzend: „Erfolgsgeschichten“, VITAS – ansehen ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.