KI-Telefonassistent im Werkzeughandel: Auftragsstatus und Ersatzteilfragen per KI – Hans Sauer

Steckbrief

Betrieb

Hans Sauer, Hamburger Familienunternehmen für Service an Elektro- und Druckluftwerkzeugen, gegründet 1963, 35 Mitarbeitende

Lösung

zwei KI-Agenten von sipgate sona: „Emma“ (allgemeine Rufnummern, Auftragsstatus) und „Ingo“ (Ersatzteile)

Im Einsatz seit

Mai 2026 (Gespräche ab März, Tests ab April 2026)

Anbindung

Auftragsdaten automatisch aus der Unternehmenssoftware

Ausgangssituation

• Das Telefon klingelte auch dann, wenn das Team mit anderen Aufgaben beschäftigt war – jeder Anruf bedeutete eine Unterbrechung.
• Erste Erfahrungen mit KI hatte der Betrieb mit einem Chatbot gesammelt; Kunden suchten aber weiterhin auch telefonisch Auskunft.
• Häufige Fragen: Wie steht mein Auftrag? Warum kann ich dieses Ersatzteil nicht online bestellen?

Die Lösung

• Emma nimmt alle Anrufe auf den allgemeinen Nummern an, fragt Auftragsnummer und Postleitzahl ab und nennt den Bearbeitungsstand. Ingo ist über eine eigene Durchwahl für Produkt- und Ersatzteilfragen zuständig.
• Wer Vertrieb oder eine bestimmte Person sprechen will, wird direkt verbunden.
• Die nötigen Daten kommen automatisch aus der Unternehmenssoftware, damit niemand Informationen doppelt pflegen muss.
• Das Kundenservice-Team sammelte seine zehn häufigsten Anliegen und testete Emma nach jeder Erweiterung; sipgate begleitete das mit seinem Solution-Consulting-Team.

Der Nutzen

• Das Unternehmen ist erreichbar, auch wenn das Team beschäftigt ist oder Feierabend hat.
• Routinefragen zu Aufträgen und Ersatzteilen werden beantwortet, ohne dass jemand seine Arbeit unterbrechen muss.
• Die Ergebnisse überzeugten so, dass Emma inzwischen sämtliche Anrufe auf den allgemeinen Nummern übernimmt.

Herausforderungen

• Im Vertriebsinnendienst und in der Verwaltung löste die Einführung zunächst Sorgen um den eigenen Arbeitsplatz aus; die Geschäftsführung stellte klar, dass gesparte Zeit nicht zu Entlassungen führt.
• Die Anbindung an die Unternehmenssoftware erforderte eigene IT-Arbeit; der Betrieb hat dafür einen IT-Leiter.
• Zahlen zu Anrufvolumen oder Zeitersparnis nennt die Fallstudie nicht; sie stammt vom Anbieter.

„Wenn ich sage, ich bin telefonisch erreichbar, dann muss das auch so sein.“

Frank Sauer, Geschäftsführer Hans Sauer, zitiert nach sipgate

Learnings für andere Betriebe

1. Mit einer Frage startenHans Sauer begann mit der häufigsten Frage – dem Auftragsstatus – und erweiterte den Agenten erst danach Schritt für Schritt.
2. Daten einmal pflegenDie KI liest Auftragsdaten direkt aus dem bestehenden System. So muss niemand eine zweite Wissensbasis aktuell halten.
3. Das Team testen lassenKolleginnen und Kollegen aus dem Kundenservice kennen die echten Fragen. Ihre Tests zeigten zugleich, welche Aufgaben die KI als Nächstes übernehmen kann.
4. Ängste offen ansprechenDie Frage, ob man noch gebraucht wird, kommt fast immer. Eine klare Aussage der Geschäftsführung hat sie hier ausgeräumt.

Unsere Einordnung

sipgate sona kostet 0 € (Free, 500 Minuten, ein gleichzeitiger Anruf), 69,95 € (Starter, 1.000 Minuten), 199,95 € (Scale, 3.000 Minuten) oder ab 449,95 € (Enterprise, ab 5.000 Minuten) im Monat, netto und monatlich kündbar; Mehrminuten kosten 0,12 €. Berechnet wird nur aktive Gesprächszeit ab einer Minute.

Das Anrufvolumen nennt die Fallstudie nicht. Wichtig für einen Fall wie diesen: Wenn eine KI alle Anrufe auf den allgemeinen Nummern übernimmt, reichen die 2 gleichzeitigen Gespräche von Starter und Scale womöglich nicht; unbegrenzt sind sie erst im Enterprise-Tarif. Hans Sauer hat im Mai 2026 begonnen und läuft damit vermutlich noch in den bisherigen AI-Agents-Tarifen, die vor dem 22.09.2026 galten.

Die Fallstudie wurde vom Anbieter sipgate veröffentlicht; die Angaben stammen vom Anbieter bzw. vom Kunden und sind nicht unabhängig geprüft. Das auf der Seite angezeigte Veröffentlichungsdatum (2022) passt nicht zum Inhalt und wurde nicht übernommen. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.

Häufige Fragen

Quelle: „„Wenn ich sage, ich bin telefonisch erreichbar, dann muss das auch so sein.““, sipgate – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.