KI-Telefonassistent in der Hausverwaltung: KI als Überlauf bei 500–700 Telefonaten pro Woche – Felix Immobilien

Steckbrief

Betrieb

Felix Immobilien, Hausverwaltung, gegründet 1996, 50 Mitarbeitende in Bergisch Gladbach, Köln und Bonn

Telefonaufkommen

rund 500–700 Telefonkontakte pro Woche insgesamt (nicht nur über die KI)

Lösung

KI-Agent „Pia“ von sipgate sona, dazu sipgate-Telefonanlage, App und KI-Transkription

Einsatz

Überlauf bei besetzten Leitungen und außerhalb der Geschäftszeiten

Ausgangssituation

• Hausverwaltung lebt vom persönlichen Kontakt – mit Eigentümern ebenso wie mit vielen Handwerksbetrieben aus dem eigenen Netzwerk.
• Ein großer Teil davon läuft übers Telefon: Das Unternehmen zählt pro Woche etwa 500 bis 700 Telefonkontakte.
• Das Unternehmen telefoniert seit 2014 mit sipgate; das Team nutzt bereits KI-Transkriptionen und Zusammenfassungen. Offen war, wer annimmt, wenn alle im Gespräch sind oder nach Feierabend angerufen wird.

Die Lösung

• Der sona-Agent „Pia“ springt ein, wenn alle Mitarbeitenden telefonieren, und übernimmt Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten.
• Pia nimmt das Anliegen auf, erkennt, ob ein Eigentümer oder ein Handwerker anruft, und ob es sich um einen Notfall handelt.
• Die Zusammenfassung geht per E-Mail an das Team, wo die zuständige Person übernimmt und zurückruft.

Der Nutzen

• Anrufe gehen auch in Spitzenzeiten und nach Feierabend nicht verloren, sondern kommen strukturiert beim Team an.
• Notfälle werden erkannt und gesondert behandelt.
• Weil Pia Routinearbeit abnimmt, hat das Team laut Geschäftsführer mehr Kapazität für gezielte Kundengespräche.

Herausforderungen

• Ein Teil der Anrufenden ist der KI gegenüber laut Fallstudie noch skeptisch.
• Wie viele der Anrufe Pia tatsächlich übernimmt, nennt die Fallstudie nicht; Angaben stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.

„KI ist für uns eine Ergänzung, kein Ersatz.“

Felix Nagelschmidt, Gründer und Geschäftsführer Felix Immobilien, zitiert nach sipgate

Learnings für andere Betriebe

1. Überlauf statt ErsatzFelix Immobilien lässt die KI nur einspringen, wenn kein Mensch frei ist. So bleibt der persönliche Kontakt der Normalfall.
2. Notfälle erkennen lassenIn der Hausverwaltung zählt, ob ein Rohrbruch oder eine Routinefrage dahintersteckt. Die KI sollte das unterscheiden und Notfälle sofort weitergeben.
3. Anrufer unterscheidenEigentümer und Handwerker haben andere Anliegen. Wer das gleich im Gespräch erfasst, spart der zuständigen Person Rückfragen.

Unsere Einordnung

sipgate sona kostet in den aktuellen Tarifen 0 € (Free, 500 Minuten, ein gleichzeitiger Anruf), 69,95 € (Starter, 1.000 Minuten), 199,95 € (Scale, 3.000 Minuten) oder ab 449,95 € (Enterprise, ab 5.000 Minuten) im Monat, netto und monatlich kündbar. Mehrminuten kosten 0,12 €, im Enterprise-Tarif 0,10 €.

Die 500 bis 700 Telefonkontakte pro Woche betreffen das ganze Unternehmen, nicht nur die KI. Rechnung zur Orientierung: Übernähme Pia ein Fünftel davon bei 2 Minuten je Gespräch, wären das grob 900 bis 1.200 Minuten im Monat – also Starter oder Scale. Zu beachten: Starter und Scale erlauben nur 2 gleichzeitige Gespräche, was bei einem Überlauf in Spitzenzeiten knapp werden kann. Für Agents, die vor dem 22.09.2026 eingerichtet wurden, gelten noch die bisherigen Tarife.

Die Fallstudie wurde vom Anbieter sipgate veröffentlicht; die Angaben stammen vom Anbieter bzw. vom Kunden und sind nicht unabhängig geprüft. Ein Veröffentlichungsdatum ist auf der Seite nicht verlässlich angegeben. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.

Häufige Fragen

Quelle: „KI ist für uns Ergänzung, kein Ersatz“, sipgate – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.