Steckbrief
- Betrieb
- OrthoCenter Dr. Windsheimer & Partner, Standorte Crailsheim und München; 5 Kieferorthopäden, über 50 Mitarbeitende, 10 Behandlungseinheiten
- Praxissoftware
- ivoris
- Kennzahlen
- in der Spitze 63 Terminaktionen pro Woche und 4 gleichzeitige Gespräche; rund um die Uhr erreichbar
- Im Einsatz seit
- April 2025
Ausgangssituation
- Zu Stoßzeiten standen Patienten am Tresen, während gleichzeitig Terminänderungen am Telefon zu erledigen waren – für die Mitarbeiterinnen eine Stresssituation.
- Qualifiziertes Personal für den Empfang wurde zunehmend knapp.
Die Lösung
- Der Kontakt zu praxipal kam über Fachveranstaltungen und Empfehlungen aus dem Kollegenkreis zustande.
- Luna wurde schrittweise eingeführt; die Anfangsphase war laut Praxismanagerin mit etwas Aufwand verbunden.
- Die KI nimmt Anrufe parallel zum Check-in am Tresen an; Patienten können rund um die Uhr Termine verschieben.
Der Nutzen
- Am Empfang reicht oft eine Person statt einer Doppelbesetzung.
- Patienten hängen nicht mehr in der Warteschleife und schätzen die Erreichbarkeit rund um die Uhr.
- Die frei gewordenen Kapazitäten helfen nach Angaben der Praxis, den Fachkräftemangel abzufedern.
Herausforderungen
- Die Umstellung war für das Team Neuland und brauchte Gewöhnung; die Einführungsphase kostete Zeit.
- Einzelne Patienten hatten Vorbehalte gegenüber der KI.
- Die wirtschaftlichen Effekte werden nur qualitativ beschrieben, die Kennzahlen stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.
„KI und Mensch zusammen sind stärker als jeder für sich.“
Dr. Udo Windsheimer, Praxisinhaber, im Erfahrungsbericht von praxipal, zitiert nach praxipal
Learnings für andere Betriebe
- Schrittweise statt auf einen SchlagEine Einführung in Etappen gibt dem Team Zeit, Vertrauen in die KI aufzubauen, und lässt Raum für Korrekturen.
- Besetzungsplan neu denkenDer messbare Effekt zeigt sich am Dienstplan: Wenn die KI das Telefon übernimmt, kann eine Empfangskraft genügen. Das vorher als Ziel festlegen.
- Mehrere Standorte, ein TelefonassistentFür Praxen mit mehreren Standorten bietet eine zentrale KI gleichbleibende Erreichbarkeit, ohne an jedem Standort zusätzliches Personal einzuplanen.
Unsere Einordnung
praxipal veröffentlicht keine Preise für Luna; Angebote gibt es nach einem Beratungstermin. Laut Anbieter beginnt die Zusammenarbeit mit drei Monaten Probezeit ohne direkte Vertragsbindung. Die Quelle nennt kein monatliches Anrufvolumen, deshalb können wir die Kosten hier nicht einordnen.
Wer eine größere Praxis betreibt, sollte Angebote mit Preisen pro Minute und Pauschalen nebeneinanderlegen und das eigene Anrufvolumen vorher zählen – unser Preisvergleich rechnet typische Volumina durch.
Der Erfahrungsbericht wurde vom Anbieter praxipal veröffentlicht; die Zahlen sind Angaben des Anbieters bzw. der Praxis und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent den Personalmangel in der Praxis ausgleichen?
Teilweise: Im OrthoCenter reicht am Empfang oft eine Person statt zwei, weil die KI die Telefonate parallel übernimmt. Ersetzt wird nicht das Team, sondern die Doppelbesetzung.
Wie viele Gespräche kann die KI gleichzeitig führen?
Laut Anbieter führt Luna in dieser Praxis in der Spitze vier Telefonate gleichzeitig.
Lohnt sich ein KI-Telefonassistent für eine KFO-Praxis mit mehreren Standorten?
Die Praxis berichtet von weniger Stress am Empfang und besserer Erreichbarkeit an beiden Standorten. Konkrete Zahlen zur Ersparnis nennt der Bericht nicht.
Quelle: „Erfahrungsbericht - OrthoCenter Dr. Windsheimer & Partner“, praxipal – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.