KI-Telefonassistent im Handwerk: rund 40 % weniger verpasste Anrufe – Sponsel, Mercedöl und Pertler

Steckbrief

Betriebe

Konrad Sponsel GmbH, mf Mercedöl GmbH, Ernst Pertler Service GmbH

Software

Handwerkersoftware kwp-bnWin.net, mit Hey Telo verbunden

Ergebnis

bei einem der Betriebe rund 40 % weniger verpasste Anrufe; etwa 2 Minuten Ersparnis je Vorgang

Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten

bei einem Betrieb rund 50 im Monat

Lösung

Telefon-KI Hey Telo als Überlauf und Nachtdienst

Ausgangssituation

• Monteure sind auf Baustellen, das Büro ist zeitweise unbesetzt oder alle Leitungen sind belegt – Anrufe und Informationen gingen verloren.
• Auf dem Anrufbeantworter fehlten oft Angaben; Störungen ließen sich kaum von einfachen Rückrufwünschen unterscheiden.
• Ein Betrieb mit Call-Center verlor Anrufer in langen Warteschleifen und bekam im Notdienst zu wenige Informationen.

Die Lösung

• Sind alle Leitungen belegt oder ist das Büro geschlossen, wird automatisch auf Hey Telo umgeleitet.
• Die KI fragt das Anliegen gezielt ab – Termin, Reklamation, Störung, Kundendienst – und legt in kwp automatisch eine Aktivität an.
• Die Anbindung erfolgte in drei Schritten in den Einstellungen; laut einem Betrieb lässt sich die Lösung gut anpassen.

Der Nutzen

• Die Zahl verpasster Anrufer ging bei einem Betrieb um rund 40 % zurück; Reaktionszeiten auf Kundenanfragen wurden kürzer.
• Weil die Kundenanlage und die Störungshistorie schon vor dem Rückruf geöffnet sind, sparen die Betriebe etwa zwei Minuten je Vorgang.
• Im Notdienst wird die KI besser angenommen als ein Anrufbeantworter; ein Betrieb kann in den Betriebsferien mehr Personal in Urlaub schicken.

Herausforderungen

• Mitarbeiter waren anfangs skeptisch; die Betriebe empfehlen, sie früh einzubinden und die Lösung transparent zu erklären.
• In der Startphase muss die KI begleitet, kontrolliert und nachjustiert werden.
• Die Zitate lassen sich auf der Partnerseite nicht immer eindeutig einem Betrieb zuordnen; die Zahlen sind nicht unabhängig geprüft.

„Die Installation war recht einfach und die Einrichtung bietet sehr gute Anpassungsmöglichkeiten.“

Patrick Pfistner, Ernst Pertler Service GmbH, im Bericht von KWP Software, zitiert nach KWP Software (Softwarepartner)

Learnings für andere Betriebe

1. Klares Ziel vor der EinrichtungDie Betriebe raten, zuerst festzulegen, wofür die KI da ist – etwa Überlauf und Notdienst –, um sich in den Möglichkeiten nicht zu verzetteln.
2. Zuständigkeiten festlegenWer bearbeitet die angelegten Aktivitäten, wer ist Ansprechpartner für die KI? Ohne diese Klärung bleiben Vorgänge liegen.
3. Gesprächsverläufe auswertenWer die Verläufe der ersten Wochen liest, findet Lücken im Gesprächsablauf und kann die KI gezielt verbessern.
4. Ersparnis pro Vorgang zählenZwei Minuten pro Rückruf klingen wenig, summieren sich aber bei vielen Störungsmeldungen zu Stunden.

Unsere Einordnung

Hey Telo veröffentlicht keine festen Preise; ein Angebot gibt es im persönlichen Gespräch. Der Preis hängt laut Anbieter von der Zahl der Mitarbeiter, dem Anrufvolumen und Zusatzmodulen ab. Es gibt einen zweiwöchigen kostenlosen Test, danach ist der Vertrag monatlich kündbar.

Ein Gesamtvolumen nennt der Bericht nicht – nur rund 50 Anrufe im Monat außerhalb der Geschäftszeiten bei einem Betrieb. Wer die KI wie hier nur als Überlauf und Nachtdienst nutzt, kommt mit vergleichsweise wenigen Minuten aus; das sollte sich im Angebot widerspiegeln.

Die Success Story wurde von KWP Software veröffentlicht, dem Hersteller der Handwerkersoftware, an die Hey Telo angebunden ist (Softwarepartner). Die Zahlen sind Angaben der Betriebe bzw. der Partner und nicht unabhängig geprüft. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.

Häufige Fragen

Quelle: „Success Story: Mehr Erreichbarkeit und weniger Telefonstress“, KWP Software (Softwarepartner) – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.