KI-Telefonassistent in der Stadtverwaltung: Sprachbot beantwortet Fragen zu Ausweis und Wohngeld – Stadt Halberstadt

Steckbrief

Organisation

Stadt Halberstadt (Sachsen-Anhalt), Bürgerbüro und Wohngeldstelle

Start

15. Oktober 2025, Testphase bis Jahresende 2025

Anteil

etwa jeder dritte Anruf wird in der Testphase an den Sprachbot geleitet

Lösung

KI-Sprachbot „Patrick“ von fertig.ai, erreichbar über die bekannten Rufnummern

Ausgangssituation

• Die Mitarbeitenden in Bürgerbüro und Wohngeldstelle bearbeiten viele Anfragen gleichzeitig, verschärft durch den Fachkräftemangel.
• Viele Anrufe drehen sich um Routinefragen, etwa zu Personalausweis, Reisepass oder Wohngeldanträgen.
• Die Stadt wollte, dass Bürger Antworten direkt bekommen und nicht mehrfach ins Amt kommen müssen.

Die Lösung

• Seit dem 15. Oktober 2025 nimmt der Sprachbot „Patrick“ unter den bisherigen Nummern von Bürgerbüro und Wohngeldstelle Anrufe an.
• Er stellt sich zu Beginn als KI vor und holt die Zustimmung des Anrufers ein; danach beantwortet er Fragen, erklärt Abläufe und verweist auf regionale Angebote, etwa Fotostudios für Passbilder. Auch Anfragen in anderen Sprachen sind möglich.
• Umgesetzt hat das Projekt das Halberstädter Start-up fertig.ai, das KI-Lösungen für Kommunen entwickelt.

Der Nutzen

• Bürger erhalten Auskünfte rund um die Uhr, auch außerhalb der Öffnungszeiten.
• Routinefragen landen beim Bot, sodass sich die Teams auf komplexere Anliegen konzentrieren können – so die Erwartung der Stadt.
• Halberstadt sieht sich damit als Vorreiter in Sachsen-Anhalt.

Herausforderungen

• Es handelt sich um eine Pressemitteilung zum Start der Testphase; Ergebnisse wie Anrufzahlen oder Lösungsquoten liegen noch nicht vor.
• Termine kann der Bot noch nicht buchen; sie werden weiterhin über die Webseite vergeben. Die Terminbuchung per Sprachdialog ist erst geplant.
• Nur etwa ein Drittel der Anrufe wird zunächst an den Bot geleitet, um Schwachstellen zu finden und nachzubessern.

„Wir führen den KI-Bot nicht ein, weil es modern klingt“

Thomas Rimpler, stellvertretender Oberbürgermeister Halberstadt, zitiert nach Stadt Halberstadt

Learnings für andere Betriebe

1. Schrittweise einführenHalberstadt leitet zunächst nur jeden dritten Anruf an die KI. So lassen sich Fehler finden, ohne alle Bürger gleich zu betreffen.
2. Transparenz am Anfang des GesprächsDer Bot sagt, dass er eine KI ist, und fragt nach Zustimmung. Für Behörden ist das ein wichtiger Baustein, um Vertrauen zu schaffen.
3. Bekannte Nummern behaltenBürger rufen wie gewohnt an. Die KI arbeitet hinter den vorhandenen Rufnummern, ohne neue Nummer oder App.
4. Feedback einplanenDie Stadt nennt Ansprechpartner für Verbesserungsvorschläge während der Testphase – ein einfacher Weg, Schwachstellen früh zu erfahren.

Unsere Einordnung

fertig.ai veröffentlicht nur für den Self-Service-Tarif Preise: ohne Grundgebühr ab 0,08 € pro Minute, sekundengenau abgerechnet, 3 gleichzeitige Gespräche inklusive (jeder weitere Kanal 1 € im Monat), eine Rufnummer oder ein SIP-Trunk für die eigene Nummer je 5 € im Monat. Den Managed Service, bei dem fertig.ai Aufbau und Betreuung übernimmt, gibt es nur auf Anfrage.

Für eine Verwaltung, die wie Halberstadt die bestehenden Rufnummern weiter nutzt und Unterstützung beim Aufbau braucht, ist eher der Managed Service relevant – Preise dafür sind nicht öffentlich. Zur Orientierung beim Self-Service-Tarif (unsere Rechnung): 1.000 Gesprächsminuten im Monat kosten ab 80 € plus 5 € für den SIP-Trunk.

Grundlage ist eine Pressemitteilung der Stadt Halberstadt zum Start der Testphase; der Anbieter fertig.ai wird darin namentlich genannt. Ergebnisse nach der Testphase lagen uns nicht vor. Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.

Häufige Fragen

Quelle: „Stadt Halberstadt erweitert Servicequalität: KI-Sprachbot „Patrick“ unterstützt Bürgeranfragen“, Stadt Halberstadt, 15.10.2025 – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.