Steckbrief
- Betrieb
- Arztpraxis Spieren & Kollegen, Hausarztpraxis (Allgemeinmedizin) im ländlichen Raum
- Im Einsatz seit
- 2023
- Ergebnis
- Über 1.000 Aufgaben per KI angelegt; Zeitersparnis laut Praxis 2–4 Stunden pro Tag (Schätzung)
Ausgangssituation
- Der Fachkräftemangel trifft auch Hausarztpraxen: Das Team soll versorgen, nicht ständig ans Telefon gehen.
- Viele Patienten rufen wegen Routineanliegen an – Termine, Rezepte, Überweisungen, Rückrufwünsche.
- Die Praxis wollte auch außerhalb der Sprechzeiten erreichbar sein, vor allem für Patienten aus dem ländlichen Umland.
Die Lösung
- Der Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, auch mehrere gleichzeitig.
- Er bucht Termine verbindlich direkt im Praxiskalender und verschickt die Bestätigung.
- Was er nicht selbst klären kann, legt er als Aufgabe im Kalender an – etwa Rezept, Überweisung oder Rückruf. Das Team weist die Aufgaben per Drag-and-Drop zu und kann das Gespräch als Transkript oder Aufnahme nachhören.
- Zusätzlich schlägt ein KI-Modul bei der Online-Buchung anhand des Freitexts die passende Terminart vor (akut, Sprechstunde, Video).
Der Nutzen
- Rund 70 % der Anrufe über den Assistenten enden mit einer gebuchten Terminvereinbarung; die übrigen 30 % werden zu Aufgaben, die das Team gesammelt abarbeitet.
- Das Team wird nicht mehr bei jeder Routinefrage unterbrochen und kann Anliegen gebündelt erledigen.
- Die Praxis ist auch außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar.
- Bei der Online-Buchung halbierte sich der Anteil falsch gewählter Terminarten (von 30 % auf 10–15 %).
Herausforderungen
- Die Zeitersparnis von 2–4 Stunden pro Tag ist eine Schätzung des Praxisinhabers; gemessen wurde sie bisher nicht.
- Damit die Terminbuchung funktioniert, braucht es eine Schnittstelle zwischen Telefonassistent und Terminkalender – ohne sie bleibt nur die Aufgabenliste.
- Das KI-Modul für die Terminart musste laufend mit echten Anfragen aus dem Praxisalltag nachgeschärft werden.
„Entscheidend sind Systeme, die sich an bestehenden Prozessen orientieren – nicht umgekehrt.“
Fazit des Beitrags von Stefan Spieren und Alexander Alscher, zitiert nach Der Niedergelassene Arzt
Learnings für andere Betriebe
- Ohne Kalender-Schnittstelle keine echte EntlastungDer größte Effekt entsteht, wenn die KI Termine selbst einträgt. Vor der Auswahl prüfen, ob der Anbieter an das eigene Terminsystem oder PVS angebunden werden kann.
- Nicht lösbare Anliegen als Aufgabe statt als RückrufzettelStrukturiert erfasste Aufgaben mit Transkript lassen sich in ruhigen Minuten abarbeiten – das spart mehr Zeit als ein klassischer Anrufbeantworter.
- Systeme an Abläufe anpassen, nicht umgekehrtDie Praxis betont, dass sich die Technik an bestehenden Prozessen orientieren muss. Wer erst seine Abläufe kennt, wählt den passenden Assistenten.
- Wirkung messenSelbst diese Vorzeigepraxis hat die Zeitersparnis nur geschätzt. Wer einführt, sollte vorher und nachher zählen: verpasste Anrufe, Telefonzeit, Rückrufe.
Unsere Einordnung
VITAS rechnet nicht nach Minuten, sondern nach Konversationen ab: Flex kostet 49 € im Monat plus 0,28 € je Gespräch, Basic 119 € mit 500 und Plus 299 € mit 1.500 Konversationen (netto, monatlich kündbar; bei jährlicher Zahlung 18 % günstiger). Für eine Praxis, in der viele kurze Anrufe eingehen, ist das gut kalkulierbar – lange Gespräche kosten nicht mehr.
Eine Alternative mit Pauschalpreis ist Doctolib: Dort ist der Telefonassistent im Paket Patientenmanagement enthalten (229 € brutto pro Ärztin oder Arzt und Monat, nur Jahresvertrag). Welche Variante günstiger ist, hängt von der Zahl der Ärzte und Anrufe ab – der Konfigurator rechnet beides durch.
Der Beitrag wurde von Stefan Spieren gemeinsam mit Prof. Dr. Alexander Alscher verfasst, dem Gründer der samedi GmbH, deren Terminsoftware die Praxis nutzt. Den Anbieter VITAS nennt ein zweiter Beitrag derselben Autoren in Spitta Dentalwelt (06.02.2026). Wir haben mit keinem der Beteiligten gesprochen und erhalten von keinem Geld.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis Termine direkt buchen?
Ja, wenn er an den Terminkalender oder das Praxisverwaltungssystem angebunden ist. In der Praxis Spieren bucht der Assistent über die Schnittstelle zu samedi verbindlich und verschickt eine Bestätigung; rund 70 % der Anfragen werden so erledigt.
Was passiert mit Anliegen, die die KI nicht lösen kann?
Sie werden als Aufgabe angelegt – mit Transkript oder Aufnahme des Gesprächs. Das Praxisteam arbeitet diese Aufgaben gesammelt ab, statt bei jedem Anruf unterbrochen zu werden.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für eine Hausarztpraxis?
Je nach Anbieter ab rund 49 € im Monat plus Gebühr je Gespräch (VITAS Flex) bis zu Paketpreisen pro Ärztin oder Arzt (Doctolib). Unser Preisvergleich zeigt die Kosten aller Anbieter bei 300, 1.000 und 3.000 Minuten.
Quelle: Prof. Dr. Alexander Alscher, Stefan Spieren, „Telefon- und Terminsteuerung mit KI – Erfahrungen aus der Praxis“, Der Niedergelassene Arzt, 02.04.2026 – zum Original ↗. Zusammenfassung in eigenen Worten; Kosten und Einordnung von KI-Telefonassistent-Anbieter.